Menu
Menu
At first, COVID-19 restrictions had been quite devastating to the event industry. Crowd-drawing events struggled to retain their place. In the search for a much-needed remedy, many organizers began experimenting with digital alternatives with immense success. The only drawback has turned out to be the easy come easy go nature of virtual events, as viewers only need a single click to refocus their attention elsewhere or go offline. So, what can you do to create a dynamic and engaging virtual event? How can you organize an online conference to retain a participant?
Only variety and spontaneity are what’ll keep the viewer focused on the screen. Most importantly, as much activity as possible must happen live. Pre-recorded conferences lack that element of pleasant surprise – which explains why viewers desperately seek the feeling that they’re at the event with us. Not just that, but if you can create an experience that makes each viewer feel like that their presence will be missed if they don’t attend the show, then you can be certain that people will show up, and stay.
It might read like a bold claim but virtual events are in many ways the better dimension. They allow people from all across the world to come together, save you the expense of a physical venue, tey challenge you to get creative and truly innovate. We’ve come to a time when in-person events and conference room meetings have moved to screens. So, in this new world of virtual events, it has become important to create events that are fresh and interactive.
Screens accompany us from morning to evening, so every hour of a viewer’s attention throughout an event is high-value. That’s why it’s essential to retain the viewer’s attention, which tends to fluctuate even at standard events.
Previously, before leaving the room, we were often held back by the thought of social gaze—that getting up and leaving will be noticed by others. That’s not a challenge anymore with online events. So, there needs to be something to keep people glued to where they are. I’ve found interactive sessions and games, among other things, are a good way to keep people interested throughout the event.
Fot. Kamil Biegański
The pandemic has brought about many changes, one of them being the dominance of virtual events. Now, after 2 years of this new normal, it seems very likely that when pandemic restrictions are lifted, people will still be willing and even prefer attending virtual events or other types of hybrid meetings.
Virtual events have made it easier for anyone to join in from anywhere. Alongside, organizers don’t have to invite guests to travel across the world. As a result, travel costs and accommodation expenses have disappeared and wonders have happened at the level of sustainability vis-à-vis flights not-taken. Once upon a time, a speaker from another continent would have to spend at least 3 days speaking to make their trip worthwhile. Now, 3 hours is more than enough.
The energy, time and expenses saved have made virtual events the clear winner for many. However, in-person events of course still have their purpose.
But even with all the pros, saying that virtual events are cheap will not be the entire truth. One cost has given way to another. Now you may have to pay for a professional studio, a whole team of employees, sound engineers, camera operators, directors and producers. Still, it usually turns out to be less expensive than big physical events.
There is another thing that gives virtual events an advantage. Once, those who could not reach a conference could not get a second chance to view the main content. Today, when all cameras are rolling, live footage can be recycled and put on YouTube. What’s more, organizers can create buzz around the event by creating new material out of the existing footage—polls, social media posts, articles— and keeping the audience engaged well after the event is over.
Organizacja konferencji online niesie ze sobą wiele czynników, które trzeba uwzględnić. Oto niektóre z nich:
Przygotowanie scenariusza online to nie lada sztuka, ale daje wymierne efekty. Trzeba w nim zawrzeć wszystkie przewidziane, jak i nieprzewidziane sytuacje, jak chociażby kłopoty z jakością łącza czy inne nieoczekiwane przerwy techniczne. Podczas konferencji online prelegent będzie widział licznik czasu – poinformujmy wszystkich występujących o przewidzianym dla nich czasie – i tym, że od tej reguły nie mamy miejsca na wyjątki. Wyznaczmy jedną osobę, która będzie podejmowała wszystkie najważniejsze decyzje w czasach ewentualnego chaosu. Przede wszystkim jednak przemyślmy scenariusz na niebanalną i angażującą konferencję online! Ważne są sesje Q&A – jeśli boimy się, że publika nie zada żadnych pytań, wspólnie z zespołem przygotujmy „pytania-pewniaki”, które każdy z nich może wkleić jako kolejny „komentator”. Pilnujmy czasu na prelekcje, ale urozmaicajmy czas konferencji innymi atrakcjami (np. takimi jak warsztaty online).
Istnieje wiele możliwości, aby zatrzymać widza na dłużej. Zadbajmy o krótkie „wstawki”, które zaciekawią widzów, np. krótkie połączenie z prezesem, który właśnie dojeżdża na miejsce wydarzenia. Umiejętnie zamontowany pod przednią szybą smartfon umożliwi jego rozmowę z prowadzącym. Możemy spytać prezesa, o czym będzie jego prelekcja, a on może opowiedzieć, dlaczego warto „wytrwać” do końca. Dzięki temu zapewniamy niejako klientów, że realizujemy spotkanie online o wysokim poziomie organizacji i tworzymy zespół, który rzeczywiście troszczy się o widza. Miłym przerywnikiem może być też zabawa w formie quizu, np. w aplikacji Mentimeter, w którym do wygrania będzie nagroda przygotowana przez organizatora projektu.
Spróbujmy też „przemycić nieco normalności” do eventów online, np. proponując przerwę na kawę połączoną z szybkim follow-up’em. Ci, którzy chcą, mogą sobie zaparzyć kawę, a pozostali mogą wspólnie z prowadzącym komentować to, co działo się do tej pory. Pewnie zgodzisz się, że najciekawsze dyskusje, ale i trafione pomysły, często rodzą się w hotelowych lobby. Umożliwiając rozmowy online, dajemy ludziom namiastkę tamtych rozmów. Kto komentuje, lepiej przyswaja wiedzę (uczymy się, rozmawiając o rzeczach, które właśnie usłyszeliśmy), ale i nawiązuje nowe kontakty. Atrakcje na eventy online to kwestia, o której nie możesz zapomnieć.
Każde wydarzenie, które ma przynieść maksymalne rezultaty, wymaga dobrego Event Managera. Jaka jest zatem rola menedżera wydarzeń i jakie ma obowiązki związane z zarządzaniem wydarzeniem? Oto niektóre z nich:
– Planowanie wydarzenia od początku do końca
– Generowanie pomysłów na wydarzenie
– Zarządzanie budżetami wydarzeń
– Negocjacje sponsorskie
– Zarządzanie logistyką i miejscami wydarzeń
– Zarządzanie firmami zajmującymi się audio i wirtualnymi wydarzeniami
– Tworzenie planów marketingowych dotyczących wydarzeń
– Komunikacja, raportowanie, analiza i wsparcie po wydarzeniu
– Analizowanie informacji zwrotnych i raportowanie danych w celu pomiaru, czy cel i działania wydarzenia zostały osiągnięte.
Sprzedaż dużej liczby biletów była najlepszym miernikiem sukcesu eventu w czasach offline, ale i przy wydarzeniach wirtualnych jest do osiągnięcia. Jak jeszcze ocenić skuteczność wydarzenia online? Trzeba monitorować aktywność w mediach społecznościowych, ale i czytać komentarze, by dowiedzieć się, co mówią uczestnicy. Jeśli chcesz się dowiedzieć, co sądzą o wydarzeniu, po prostu ich o to zapytaj. Najprostszym sposobem na to jest wypełnianie ankiet po wydarzeniu, które pomagają zidentyfikować słabe punkty. Zmierz też przychody w stosunku do kosztów ogólnych (przewidywany koszt a koszt rzeczywisty, przewidywane przychody a rzeczywiste przychody, rzeczywisty koszt a rzeczywiste przychody). Nie mniej ważna jest efektywność planowania imprezy: czy spędziliśmy dużo czasu, przygotowując logistykę, aktualizując strony internetowe wydarzeń, wysyłając e-maile, promując wydarzenie, itp.?). Aby zaoszczędzić czas i pieniądze, zastanów się, co następnym razem możesz zrobić lepiej.